Nutzerworkshop im Rahmen einer Bedarfsplanung

1. Warum Bedarfsplanung – und warum ein Workshop?

Bevor ein Gebäude geplant werden kann, muss geklärt sein, was darin eigentlich stattfinden soll – wer es nutzt, wie gearbeitet und gelernt wird und welche Räume dafür gebraucht werden. Die Bedarfsplanung ist dabei nicht nur eine inhaltliche Grundlage, sondern auch eine formale Voraussetzung: Der ermittelte Flächenbedarf muss durch das zuständige Ministerium geprüft und genehmigt werden – erst auf Basis einer genehmigten Bedarfsplanung kann ein Gebäude geplant bzw. umgebaut werden.

Aber warum ein Workshop – und nicht einfach eine Befragung oder ein Expertengespräch? Weil Bedarfe selten beim Einzelnen liegen, sondern im Zusammenspiel vieler Perspektiven entstehen. Ein Workshop bringt alle relevanten Beteiligten an einen Tisch: Er dient dazu, einen breiten Konsens herzustellen, alle relevanten Perspektiven einzubeziehen und das kollektive Wissen aller Beteiligten – die sogenannte Schwarmintelligenz – nutzbar zu machen. Einzelgespräche oder Fragebögen allein können das nicht leisten.

Hier setzen wir als LOGO InfraConsult GmbH an: Um Themen wie New Work, New Learning, Digitalisierung und flexible Raumnutzung klären zu können – da diese häufig noch nicht abschließend definiert sind –, binden wir Nutzerinnen und Nutzer von Bildungs- und Forschungseinrichtungen frühzeitig und strukturiert in die Bedarfsplanung ein. Hierbei orientieren wir uns an der DIN 18205 (der einschlägigen Norm für Bedarfsplanung im Bauwesen) und unserer umfangreichen Projekterfahrung.

2. Vom Fragebogen zum Workshop

Vor jedem Workshop verschicken wir digitale Fragebögen an die beteiligten Nutzergruppen. Sie liefern erste Informationen zu Organisation, Arbeitsweise und räumlichen Anforderungen. Dabei geht es nicht nur darum, Informationen zu sammeln, sondern vor allem darum, Zusammenhänge, offene Punkte und Klärungsbedarfe zu erkennen. Wir dokumentieren unser Verständnis der jeweiligen Organisationseinheit, ihrer Zusammensetzung, Arbeitsweise und räumlichen Anforderungen. Gleichzeitig formulieren wir konkrete Fragestellungen, die im Nutzerworkshop vertieft werden sollen. Diese Fragestellungen bilden den inhaltlichen Schwerpunkt des Workshops und stellen sicher, dass die gemeinsame Arbeitszeit gezielt genutzt wird – mit klarer Agenda, abgestimmter Teilnehmerzusammensetzung und passenden Moderationsmethoden.

3. Raum für freies Denken

Im Workshop schaffen wir bewusst einen kreativen Rahmen, der Freidenken ermöglicht. Im Wechsel von Einzel- und Gruppenarbeit sowie Plenumsdiskussion werden sowohl spezifische Anforderungen einzelner Bereiche als auch übergreifende Synergien und Abhängigkeiten sichtbar. Dabei erleben wir regelmäßig, dass Nutzergruppen im gemeinsamen Austausch erkennen, dass sie ähnliche Flächenbedarfe haben – und diese künftig gemeinsam nutzen können. Was zunächst als getrennter Bedarf formuliert wurde, wird zur geteilten Ressource. Fläche wird eingespart, anders belegt oder sinnvoller genutzt. Solche Erkenntnisse entstehen nicht am Schreibtisch – sondern im Dialog.

4. Typische Stolpersteine und der Umgang damit

In Nutzerworkshops treten regelmäßig ähnliche Herausforderungen auf. Strategische Zukunftsfragen – etwa zu Lehr- und Arbeitsmodellen, Digitalisierung, Standortstrategien oder übergeordneten Synergien zwischen Fachbereichen – sind innerhalb der Einrichtung häufig noch nicht abschließend geklärt. Solche Themen können im Workshop sichtbar gemacht, aber nicht immer entschieden werden. Wir nehmen sie auf und klären gemeinsam mit dem Auftraggeber, wie damit weiter zu verfahren ist – oft entstehen daraus weitere Workshops oder gezielte Abstimmungsrunden.

Auch unklare Erwartungshaltungen können den Prozess erschweren: Nutzerworkshops dienen nicht dazu, Wunschlisten zu sammeln, sondern belastbare Bedarfe zu identifizieren, zu priorisieren und fachlich zu begründen. Ebenso entscheidend ist die Zusammensetzung der Teilnehmenden – fehlende Perspektiven, zu große Gruppen oder unklare Rollen können die Diskussion beeinträchtigen. Weitere typische Stolpersteine sind unvollständige Fragebögen, widersprüchliche Angaben, die Dominanz einzelner Personen oder fehlende Entscheidungsbefugnisse.

Deshalb sind eine sorgfältige Vorbereitung, die Definition des Festlegungsrahmens (z.B. maximale Flächenquantität), klare Fragestellungen und eine transparente Dokumentation entscheidend. Offene Punkte werden nicht übergangen, sondern aufgenommen und einem gezielten Klärungsprozess zugeführt.

Ein Workshoptag in der Praxis: das Beispiel Fachhochschule Dortmund

Wie kann ein Nutzerworkshop mit vielen Teilnehmenden gelingen und was ist bei Vorbereitung und Durchführung konkret zu beachten, welche möglichen Stolpersteine gibt es? Dies erläutert der vorliegende Beitrag beispielhaft anhand eines Nutzerworkshops für die Fachhochschule Dortmund.

Anlass und Aufgabenstellung – was soll erreicht werden?

Für die Erarbeitung der Bedarfsplanung im Rahmen der Campusentwicklung findet ein ganztägiger Anforderungs-Workshop statt, der rund acht Stunden inklusive Pausen dauert. Angestrebt werden dabei zwei Ergebnisse:

• die konkrete nutzerseitige Ausformulierung der Anforderungen im vorgegebenen Flächenrahmen für die Campusentwicklung sowie
• ein gemeinsames Verständnis zur Fortentwicklung der Hochschule unter Einbeziehung zeitgemäßer Lehr-, Lern- und Arbeitsmethoden.

Auswahl des Teilnehmerkreises

Eine erste Herausforderung liegt in der Wahl des richtigen Teilnehmerkreises: Er soll unterschiedliche Perspektiven einbeziehen, das Erarbeiten von Synergien ermöglichen und durch die Einführung und Teilnahme des Präsidiums hohe Wertschätzung signalisieren.

Teil nehmen Vertreterinnen und Vertreter der drei Fachbereiche 3, 5 und 10 am Standort Sonnenstraße, der Bibliothek, der Verwaltung und IT sowie des Studierendenwerks. Die Zusammensetzung ist bewusst breit gewählt, weil sich Bedarfe nur dann belastbar begründen und übergreifende Synergien erkennen lassen, wenn alle relevanten Perspektiven vertreten sind. Ein einzelner Fachbereich kann seinen eigenen Bedarf benennen, nicht aber die Überschneidungen mit anderen Bereichen.

Die inhaltliche Vorbereitung

Entscheidend ist die detaillierte inhaltliche Workshop-Vorbereitung. Sie umfasst insbesondere:

• Vorabmaßnahmen wie eine Befragung sowie
• beispielhafte Fragestellungen, die den Tag lenken und ein „Wunschkonzert“ vermeiden.

Grundlage des Tages ist die vorangegangene digitale Befragung mit rund 70 Fragebögen und über 220 genannten Räumen. Diese Rohdaten werten wir im Vorfeld aus, verdichten sie zu Raumtypen und überführen sie in gezielte Fragestellungen. Ziel ist nicht, eine Wunschliste abzuarbeiten, sondern die Punkte zu klären, an denen die Fragebögen widersprüchlich, unvollständig oder überschneidend sind.

Der Workshoptag selbst verbindet eine abwechslungsreiche Methodik, einen genauen Zeitplan und eine konkrete Ablaufplanung mit dem nötigen Freiraum für neue Ideen und Kreativität. Der Tag ist intern präzise getaktet, mit klaren Verantwortlichkeiten, Methoden und vorbereitetem Material, für die Teilnehmenden jedoch als offener Arbeitstag angelegt. Die feste Struktur im Hintergrund schafft den Rahmen für ein möglichst freies Arbeiten.

Definition des Startpunkts – Erarbeitung des gemeinsamen Zielbilds

Nach einer kurzen Begrüßung durch das Rektorat und einer Einordnung zum Stand der Neuen Masterplanung übernehmen wir die Moderation. Ein Warm-up in durchmischten Kleingruppen richtet den Blick zunächst auf die tatsächlichen Tätigkeiten und Arbeitsabläufe der Teilnehmenden sowie auf die Schwierigkeiten dabei. Anschließend spiegeln wir die verdichteten Fragebogenergebnisse zurück und machen transparent, auf welcher Grundlage der Tag aufbaut und wo noch Klärungsbedarf besteht.

In den anschließenden Funktionsgruppen, gebildet nach Fachbereichen, Studierendenarbeitsplätzen, Verwaltung und Cafeteria, clustern die Teilnehmenden die genannten Räume zu wiederkehrenden Typen und ordnen sie fünf Kategorien zu: Lehr-, Lern-, Forschungs-, Neben- und Büroflächen. Über eine durchgängige Farbsystematik wird sichtbar, welche Raumtypen aus welchem Bereich stammen und wo dieselben Bedarfe mehrfach auftauchen. So lässt sich die umfangreiche Raumliste in eine überschaubare Struktur überführen, die eine gemeinsame Bewertung ermöglicht.

Synergien statt Doppelungen

Am Nachmittag führen wir die Gruppenergebnisse im Plenum zusammen. Im Mittelpunkt steht die Frage, welche Flächen die Bereiche tatsächlich getrennt benötigen und welche sie gemeinsam nutzen können. So zeigt sich beispielsweise, dass nicht fachbezogene Lehr- und Seminarräume nicht von jedem Fachbereich einzeln vorgehalten werden müssen, sondern als gemeinsam genutzter Pool effizienter belegt werden können. Was in den Fragebögen zunächst als getrennter Bedarf dreier Fachbereiche formuliert ist, lässt sich im gemeinsamen Austausch als geteilte Ressource erkennen. Solche Überschneidungen werden in der Regel erst dann sichtbar, wenn die Beteiligten ihre Bedarfe nebeneinanderlegen.

Nicht jede Frage lässt sich an diesem Tag abschließend beantworten. Strategische Themen wie künftige Lehr- und Arbeitsmodelle oder standortübergreifende Entscheidungen werden festgehalten, dokumentiert und einem gezielten Klärungsprozess mit dem Auftraggeber zugeführt, statt sie zu übergehen oder vorschnell festzulegen. Diese Unterscheidung, was entschieden werden kann und was noch offenbleiben muss, gehört zu einer belastbaren Bedarfsplanung.

Ergebnissicherung, Feedback und Ausblick – die weitere Vertiefung

Am Ende des Workshoptages liegt eine gemeinsam getragene, strukturierte Bedarfsgrundlage aus geclusterten Raumtypen, benannten Synergien und dokumentierten Abhängigkeiten im Rahmen des vorab definierten Flächenbedarfs. Sie bildet die Basis für die weitere Planung und für die Genehmigung durch das zuständige Ministerium.