Nutzerworkshop im Rahmen einer Bedarfsplanung

1. Warum Bedarfsplanung – und warum ein Workshop?

Bevor ein Gebäude geplant werden kann, muss geklärt sein, was darin eigentlich stattfinden soll – wer es nutzt, wie gearbeitet und gelernt wird und welche Räume dafür gebraucht werden. Die Bedarfsplanung ist dabei nicht nur eine inhaltliche Grundlage, sondern auch eine formale Voraussetzung: Der ermittelte Flächenbedarf muss durch das zuständige Ministerium geprüft und genehmigt werden – erst auf Basis einer genehmigten Bedarfsplanung kann ein Gebäude geplant bzw. umgebaut werden.

Aber warum ein Workshop – und nicht einfach eine Befragung oder ein Expertengespräch? Weil Bedarfe selten beim Einzelnen liegen, sondern im Zusammenspiel vieler Perspektiven entstehen. Ein Workshop bringt alle relevanten Beteiligten an einen Tisch: Er dient dazu, einen breiten Konsens herzustellen, alle relevanten Perspektiven einzubeziehen und das kollektive Wissen aller Beteiligten – die sogenannte Schwarmintelligenz – nutzbar zu machen. Einzelgespräche oder Fragebögen allein können das nicht leisten.

Hier setzen wir als LOGO InfraConsult GmbH an: Um Themen wie New Work, New Learning, Digitalisierung und flexible Raumnutzung klären zu können – da diese häufig noch nicht abschließend definiert sind –, binden wir Nutzerinnen und Nutzer von Bildungs- und Forschungseinrichtungen frühzeitig und strukturiert in die Bedarfsplanung ein. Hierbei orientieren wir uns an der DIN 18205 (der einschlägigen Norm für Bedarfsplanung im Bauwesen) und unserer umfangreichen Projekterfahrung.

2. Vom Fragebogen zum Workshop

Vor jedem Workshop verschicken wir digitale Fragebögen an die beteiligten Nutzergruppen. Sie liefern erste Informationen zu Organisation, Arbeitsweise und räumlichen Anforderungen. Dabei geht es nicht nur darum, Informationen zu sammeln, sondern vor allem darum, Zusammenhänge, offene Punkte und Klärungsbedarfe zu erkennen. Wir dokumentieren unser Verständnis der jeweiligen Organisationseinheit, ihrer Zusammensetzung, Arbeitsweise und räumlichen Anforderungen. Gleichzeitig formulieren wir konkrete Fragestellungen, die im Nutzerworkshop vertieft werden sollen. Diese Fragestellungen bilden den inhaltlichen Schwerpunkt des Workshops und stellen sicher, dass die gemeinsame Arbeitszeit gezielt genutzt wird – mit klarer Agenda, abgestimmter Teilnehmerzusammensetzung und passenden Moderationsmethoden.

3. Raum für freies Denken

Im Workshop schaffen wir bewusst einen kreativen Rahmen, der Freidenken ermöglicht. Im Wechsel von Einzel- und Gruppenarbeit sowie Plenumsdiskussion werden sowohl spezifische Anforderungen einzelner Bereiche als auch übergreifende Synergien und Abhängigkeiten sichtbar. Dabei erleben wir regelmäßig, dass Nutzergruppen im gemeinsamen Austausch erkennen, dass sie ähnliche Flächenbedarfe haben – und diese künftig gemeinsam nutzen können. Was zunächst als getrennter Bedarf formuliert wurde, wird zur geteilten Ressource. Fläche wird eingespart, anders belegt oder sinnvoller genutzt. Solche Erkenntnisse entstehen nicht am Schreibtisch – sondern im Dialog.

4. Typische Stolpersteine und der Umgang damit

In Nutzerworkshops treten regelmäßig ähnliche Herausforderungen auf. Strategische Zukunftsfragen – etwa zu Lehr- und Arbeitsmodellen, Digitalisierung, Standortstrategien oder übergeordneten Synergien zwischen Fachbereichen – sind innerhalb der Einrichtung häufig noch nicht abschließend geklärt. Solche Themen können im Workshop sichtbar gemacht, aber nicht immer entschieden werden. Wir nehmen sie auf und klären gemeinsam mit dem Auftraggeber, wie damit weiter zu verfahren ist – oft entstehen daraus weitere Workshops oder gezielte Abstimmungsrunden.

Auch unklare Erwartungshaltungen können den Prozess erschweren: Nutzerworkshops dienen nicht dazu, Wunschlisten zu sammeln, sondern belastbare Bedarfe zu identifizieren, zu priorisieren und fachlich zu begründen. Ebenso entscheidend ist die Zusammensetzung der Teilnehmenden – fehlende Perspektiven, zu große Gruppen oder unklare Rollen können die Diskussion beeinträchtigen. Weitere typische Stolpersteine sind unvollständige Fragebögen, widersprüchliche Angaben, die Dominanz einzelner Personen oder fehlende Entscheidungsbefugnisse.

Deshalb sind eine sorgfältige Vorbereitung, die Definition des Festlegungsrahmens (z.B. maximale Flächenquantität), klare Fragestellungen und eine transparente Dokumentation entscheidend. Offene Punkte werden nicht übergangen, sondern aufgenommen und einem gezielten Klärungsprozess zugeführt.